1. Verantwortlicher
Marko Leßenich, Einzelunternehmen, handelnd unter DataDoc
Diemelweg 23
50765 Köln
Deutschland
Telefon: +49 151 677 094 75
E-Mail: info@datadoc-repair.com
2. Grundsätze
DataDoc verarbeitet personenbezogene Daten zweckgebunden, auf das erforderliche Maß beschränkt und unter angemessenen Schutzmaßnahmen. Inhalte übergebener Geräte und Speichermedien werden nur im Rahmen des vereinbarten Diagnose-, Rettungs- oder Reparaturauftrags verarbeitet.
3. Websitezugriff
Beim Aufruf können IP-Adresse, Zeitpunkt, Ressource, Referrer, Browser- und Systeminformationen sowie Übertragungsstatus verarbeitet werden. Zweck sind sichere Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Protokolldaten werden grundsätzlich nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern ein sicherheitsrelevanter Vorfall keine längere, zweckgebundene Aufbewahrung erfordert.
4. Kontakt und Fallanmeldung
Verarbeitet werden insbesondere Kontaktdaten, Kundenart, Geräte- und Systemdaten, Schadensbeschreibung, Prioritäten, Vorschäden, Übergabeadresse und Dringlichkeit. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
5. Geräte- und Inhaltsdaten
Medien können Daten des Auftraggebers und Dritter, besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten. DataDoc verarbeitet diese ausschließlich soweit für Diagnose, Rettung, Funktionsprüfung, Übergabe oder gesetzliche Pflichten erforderlich. Auftraggeber müssen zur Übergabe und Verarbeitung berechtigt sein.
6. Kundenkonto
Bei Registrierung und Anmeldung werden Stammdaten, Kontotyp, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Sitzungsdaten und gegebenenfalls Unternehmens- oder Behördenangaben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.
7. Empfänger
Empfänger können Hosting-, E-Mail-, Versand-, Kurier-, Zahlungs-, IT-Sicherheits- und notwendige Spezialdienstleister sein. Sämtliche tatsächlich eingesetzten Empfänger, Vertragsrollen und Drittlandgarantien sind vor Veröffentlichung konkret zu dokumentieren.
8. Speicherung und Löschung
DataDoc verwendet folgende Regelfristen, soweit keine gesetzliche Pflicht, laufende Streitigkeit, Sicherheitsprüfung oder abweichende individuelle Vereinbarung eine längere Aufbewahrung rechtfertigt:
- Unverbindliche Anfragen ohne Auftrag: Löschung 90 Tage nach der letzten Kommunikation.
- Arbeitskopien, Rohabbilder und gerettete Daten: sichere Löschung 14 Kalendertage nach bestätigter Übergabe, Bereitstellung oder Versand des Ergebnisses. Eine längere Vorhaltung bis höchstens 30 Tage erfolgt nur nach vorheriger Vereinbarung.
- Zugangsdaten und Entsperrinformationen: Löschung unverzüglich nach Abschluss der technischen Arbeiten und Qualitätskontrolle.
- Technische Falldokumentation und vertragsbezogene Kommunikation: Aufbewahrung grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Fall beendet wurde, soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
- Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe: sechs Jahre ab Schluss des jeweiligen Kalenderjahres, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
- Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung beziehungsweise Ausstellung.
- Kundenkonto: bis zur Löschung des Kontos; aufbewahrungspflichtige Vertrags- und Abrechnungsdaten bleiben davon getrennt bis zum Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Frist gespeichert.
Nach Fristablauf werden die betreffenden Daten gelöscht oder, soweit eine Löschung technisch nicht unmittelbar möglich ist, bis zur endgültigen Löschung gesperrt. Kundengeräte und originale Speichermedien sind Eigentum des Auftraggebers und werden nicht allein aufgrund des Ablaufs einer Datenlöschfrist vernichtet.
9. Rechte
Betroffene Personen haben nach gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
10. Sicherheit, Cookies und Entscheidungen
DataDoc setzt Zugriffsbeschränkung, dokumentierte Fallzuordnung, sichere Übertragung, kontrollierte Übergabe und Löschprozesse ein. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbarer Wirkung statt. Nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder Mediendienste dürfen erst nach wirksamem Einwilligungsmanagement eingesetzt werden.
11. Aktualisierung
Diese Erklärung wird angepasst, sobald sich Verarbeitungsvorgänge, Dienstleister oder die Rechtslage ändern.